Politica de confidentialitate

Subscrisa O SUTA PATRU SRL, cu sediul cu sediul în localitatea Florești, str. Eroilor nr. 400, tronson. 4 ap. 5, județ Cluj, înregistrată la oficiul Registrului Comerțului Cluj sub nr. J12/351/31.01.2020, cod unic înregistrare nr. 42190784 având cont bancar RO43BTRLRONCRT0539395901 deschis la Banca Transilvania, (denumită în continuare „Black by 104”),

 

Prezentul document stabilește condițiile în care Black by 104, în calitate de operator de date cu caracter personal, prelucrează datele personale ale Clienților, Curierilor și a altor persoane care utilizează în vreun fel Platforma.

 

Prezenta Politică de confidențialitate vine în completarea Termenilor și Condițiilor de utilizare a Platformei Black by 104.

 

1. Scopul prezentei politici

 

Prin prezenta Politică de confidențialitate Black by 104 urmărește să vă aducă la cunoștință informațiile esențiale în legătură cu operațiunile de colectare, prelucrare și stocare a datelor cu caracter personal.

 

Prezenta Politica va prezenta modul în care vor fi procesate datele dumneavoastră, scopurile, temeiurile și procedurile de securitate implementate, toate în temeiul legislației cu privire la protecția datelor cu caracter personal.

 

2. Definiții

 

1. Date cu caracter personal – orice informații privind o persoana fizică identificată sau identificabilă (“persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;
2. Prelucrare – orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;
3. Prelucrarea datelor cu caracter personal – orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea
4. Operator de date cu caracter personal – persoana fizică sau juridică, autoritatea publica, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile şi mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;
5. Persoana împuternicită – persoana fizică sau juridică, autoritatea publica, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;
6. Autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal – autoritatea publică centrală autonomă cu competență generală în domeniul protecției datelor personale, fiind garantul respectării drepturilor fundamentale la viață privată și la protecția datelor personale

 

3. Principii de prelucrare a datelor cu caracter personal

 

Black by 104 este determinată să respecte principiile prevăzute de legislația în materia protecției datelor cu caracter personal, motiv pentru care datele cu caracter personal sunt:

 

1. Prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;
2. Colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
3. Adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;
4. Exacte si, în cazul în care este necesar, actualizate;
5. Păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioada care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;
6. Prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal.

 

4. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal – prevedere generală

 

Black by 104 prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele scopuri:

 

1. Executarea serviciilor de intermediere între dvs. și Parteneri;
2. Crearea și administrarea contului de client pe Platformă;
3. Soluționarea reclamațiilor și a altor solicitări formulate de Clienți;
4. Returnarea produselor, anularea comenzilor și gestionarea altor incidente intervenite în derularea activității prestate de Black by 104;
5. Gestionarea activității de intermediere, livrare și alte servicii prestate de Black by 104;
6. Informarea Clienților și a Partenerilor despre stadiul comenzilor și a livrării, prin metodele utilizate de Black by 104;
7. În scopul îndeplinirii obligațiilor legale precum obligația de a răspunde la cererile autorităților și instituțiilor
8. În scopul realizării activităților de gestiune financiară precum emitere facturi și bonuri, realizare plăți,
9. Numele, prenumele și adresa de e-mail ale Clientului pot fi prelucrate în scopuri de marketing, prin transmiterea de către Black by 104 a unor mesaje electronice privind comunicări comerciale, informații promoționale, articole de interes și alte asemenea. Prelucrarea acestor Date în scopul declarat poate fi realizată doar în baza consimțământului prealabil al Clientului.

 

5. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal a Curierilor – prevedere aplicabilă doar Curierilor

 

Black by 104 prelucrează datele cu caracter personal ale Curierilor în vederea:

 

1. încheierii Contractelor de prestări servicii între Curieri și Black by 104;
2. executării Contractului de prestări servicii intervenite între Black by 104 și Curieri;
3. Gestionării activității de livrare;
4. Comunicării cu Clienții și informarea acestora despre stadiul livrărilor;
5. Procesarea și crearea documentelor și a dovezilor necesare din punct de vedere legal; precum și pentru remunerarea Curierilor;
6. Asigurării unei livrări prompte a Produselor comandate de Clienți;
7. Emiterea de avertismente la încălcarea contractului;
8. Plata facturilor emise pentru serviciile de livrare prestate de Curieri, în baza contractelor de colaborare/ prestări servicii;
9. Gestionarea și monitorizarea echipamentelor predate Curierilor;
10. Planificarea și executarea efectivă a livrărilor;
11. Evaluarea performanțelor curierilor;
12. Arhivarea documentelor fiscale;

 

 

6. Temeiul legal

 

Legislația privind protecția datelor permite colectarea, procesarea și stocarea datelor, atât timp cât există un temei legal pentru a face acest lucru. Black by 104 prelucrează datele cu caracter personal în următoarele situații:

 

1. Încheierea unui contract: datele cu caracter personal sunt necesare pentru ca Black by 104 să realizeze demersurile necesare, la solicitarea dvs. pentru a încheia un contract;
2. Îndeplinirea obligațiilor contractuale: prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru a ne îndeplini obligațiile ce reies dintr-un contract încheiat cu angajații, colaboratorii, Partenerii, curierii, Clienți etc.
3. Prestarea serviciilor de intermediere, livrare, transport, respectiv alte servicii auxiliare prestate de Black by 104.
4. Obligația legală: în unele cazuri, suntem obligați să prelucrăm date cu caracter personal pentru a respecta o obligație legală (obligații ce țin de dreptul fiscal, dreptul muncii etc.)
5. Interes legitim: Black by 104 ar putea procesa date cu caracter personal în situația în care prelucrarea datelor este necesare pentru a realiza un interes legitim al Black by 104 precum întreprinderea și dezvoltarea activității economice, atât timp cat nu depășește interesele persoanelor vizate.
6. Consimțământul: în unele cazuri, Black by 104 va solicita consimțământul expres și specific pentru a prelucra datele cu caracter personal. în aceste situații Black by 104 va procesa datele cu caracter personal doar ulterior consimțământului expres și prealabil al persoanelor vizate.

 

7. Categorii de date prelucrate

 

Black by 104 prelucrează următoarele date cu caracter personal:

1. Datele de identificare a persoanelor fizice, inclusiv, dar fără a se limita la: nume, prenume, adresă, telefon, e-mail, adresă IP.
2. Date privind comenzile, inclusiv, dar fără a se limita la: adresa de livrare, valoarea comenzii, Produsele selectate, Partenerii de la care s-a comandat.
3. Date financiare, inclusiv dar, fără a se limita la: metoda de plată, ultimele 4 cifre ale cadrului bancar, emitentul cardului.
4. De asemenea, accesând Platforma, serverele Black by 104 înregistrează anumite informații despre vizita dvs., precum adresa IP, numărul de accesări, tipul de browser.
5. Cookies: Black by 104 utilizează fișiere în format text, de mici dimensiuni, denumite cookie-uri, pentru a eficientiza și îmbunătății experiența utilizatorilor. Unele fișiere de tip cookie sunt necesare pentru rularea paginii. De asemenea, în baza consimțământului expres acordat, Black by 104 poate prelucra și fișiere de tip cookie precum:

 

• Preference cookies: permit paginii web să rețină informații care schimbă modalitatea de operare a paginii, precum limba selectată.
• Statistic cookies: facilitează Black by 104 înțelegerea modalității de utilizare a paginii de către utilizatori, colectând date în mod anonim;
• Marketing cookies: sunt utilizate pentru a urmări vizitatorii pe site-uri web. Intenția este de a afișa anunțuri relevante și interesante pentru fiecare utilizator și, prin urmare, mai valoroase pentru editori și agenții de publicitate terți.

 

Black by 104 nu colectează date sensibile, în înțelesul legislației privind protecția datelor cu caracter personal.

 

Black by 104 nu colectează date cu caracter personal aparținând minorilor sub vârsta de 16 ani.

 

8. Categorii de date prelucrate de la Curieri – prevedere aplicabilă doar Curierilor

 

În vederea desfășurării activității Black by 104, utilizăm diverse sisteme necesare pentru livrarea comenzilor. Totodată, Black by 104 folosește anumite sisteme care prelucrează datele Curierilor cu caracter personal pentru a gestiona activitatea acestora și a operațiunilor desfășurate.

 

Black by 104 prelucrează următoarele date cu caracter personal ale Curierilor:

 

1. Date de identificare:

• nume, prenume, adresă de domiciliu, ID curier, număr de telefon, adresă de email, data și locul nașterii, CNP, cetățenie, sex, cont bancar, seria și numărul cărții de identitate, fotografia din cartea de identitate;

 

1. Date legate de activitate desfășurată:

• timpul de utilizare a aplicației, timpii de livrare, detalii legate de comandă, recenziile Clienților despre Curieri, locația GPS a Curierului, vehiculul utilizat, datele vehiculului.

 

1. Date comerciale

• Denumirea PFA; sediul PFA; datele de identificare ale PFA, precum cod fiscal, număr de înregistrare și cont bancar.

 

9. Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

 

Black by 104 stochează datele doar pe perioada în care subzistă temeiul care a justificat prelucrarea datelor.

 

În ceea ce privește durata de stocare a datelor dumneavoastră, Black by 104  limitează durata de stocare a datelor cu caracter personal la perioada necesara scopurilor și temeiurilor menționate mai sus.

 

De asemenea, la momentul evaluării perioadei de stocare a datelor cu caracter personal, Black by 104 are în vedere și obligațiile legale stabilite în sarcina aceştia în materie fiscală și contabilă.

 

Odată ce obligația legală sau contractuală de stocare a datelor încetează, Black by 104 va proceda la ștergerea datelor cu caracter personal, operațiune care va fi consemnată în registrele  Black by 104.

 

Menționam faptul că în ipoteza în care Black by 104 identifică un alt temei legal care justifică păstrarea datelor cu caracter personal, acestea nu vor fi șterse și dumneavoastră veți fi informat cu privire la acest aspect. Un astfel de temei îl constituie interesul legitim al Black by 104.

 

Datele cu caracter personal nu sunt utilizate în vederea realizării unei evaluări automate a aspectelor legate de personalitatea dumneavoastră sau pentru a lua decizii automate despre în legătură cu dumneavoastră.

 

10. Obligațiilor Curierilor în privința prelucrării datelor cu caracter personal

În desfășurarea activității Curierilor, dacă aceștia prelucrează date cu caracter personal /  au acces la date cu caracter personal, aceștia au următoarele obligații:

• de a utiliza datele cu caracter personal puse la dispoziție de Black by 104 doar pentru scopul prevăzut în Contractul de prestări servicii;
• Să respecte prevederile Regulamentului UE nr. 679/2016 privind datele cu caracter personal;
• Să notifice Black by 104 în cazul în care iau la cunoștință despre orice încălcare a securității datelor cu caracter personal;
• Să nu divulge datele cu caracter personal puse la dispoziție de Black by 104 în desfășurarea activității, decât dacă acest lucru se impune prin prisma prevederilor contractuale sau a obligațiilor legale;
• Să prelucreze datele cu caracter personal doar în limitele prevederilor contractuale și a instrucțiunilor primite de la Black by 104;
• Să garanteze respectarea măsurilor corespunzătoare de securitate, tehnice si organizatorice necesare protecției și securității datelor personale prelucrate si utilizate;
• Să pună la dispoziția Black by 104, la solicitarea acestuia, toate informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea cu obligațiile care îi revin;
• Sa pună în aplicare cel puțin următoarele măsuri:

 

• Prevenirea obținerii accesului persoanelor neautorizate la sistemele de prelucrare a datelor personale sau utilizării datelor personale;
• Prevenirea utilizării sistemelor de prelucrare a datelor fără autorizare;
• Garantarea faptului că persoanele autorizate să utilizeze sistemul de prelucrare a datelor au acces exclusiv la acele date pentru care au obținut autorizarea și că datele cu caracter personal nu pot fi citite, copiate, modificate sau șterse fără autorizare pe durata prelucrării, utilizării și ulterior înregistrării;
• Garantarea posibilității de a verifica si evalua, retroactiv, dacă datele cu caracter personal au fost înregistrate, modificate sau șterse din sistemele de procesare a datelor si, în cazul în care se constată acest lucru, identificarea persoanei responsabile;
• Garantarea faptului ca datele sunt protejate împotriva distrugerii sau pierderii accidentale.

 

11. Drepturile persoanelor vizate

 

Sub rezerva anumitor condiții legale, persoanele vizate au următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal:

 

1. Dreptul de a solicita o copie a datelor cu caracter personal pe care le deținem;
2. Dreptul la rectificarea oricăror date cu caracter personal incorecte sau incomplete;
3. Dreptul la opoziție sau la restricționarea utilizării de către noi a datelor cu caracter personal;
4. Dreptul la ștergerea datelor cu caracter personal, în situațiile în care persoana vizată și-a retras consimțământul, prelucrarea nu mai este necesară sau prelucrarea respectivă este contrară legii;
5. Dreptul la portabilitatea datelor, ce permite persoanei vizate sa primească o copie a datelor prelucrate pe care le-am primit de la aceasta sau să le transmitem unei alte entități indicate de aceasta;
6. Dreptul de a-și retrage consimțământul pentru prelucrările efectuate pe baza de consimțământ. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării pe baza consimțământului de dinaintea retragerii acestuia. În cazurile în care persoana vizată își retrage consimțământul, Black by 104 nu va mai prelucra datele cu caracter personal și va lua masurile corespunzătoare pentru ștergerea datelor cu caracter personal. Black by 104 va putea, totuși, prelucra datele cu caracter personal dacă există un alt temei legal pentru respectiva prelucrare.

 

Daca aveți calitatea de persoană vizată și doriți să vă exercitați drepturile menționate mai sus, vă rugăm sa ne contactați, folosind următoarele detalii de contact:_______________.

 

12. Transmiterea datelor cu caracter personal prelucrate

 

În urma colectării datelor cu caracter personal, dacă acest lucru este necesar pentru buna funcționare a Platformei sau pentru alte motive întemeiate, Black by 104 poate transmite datele persoanelor vizate următorilor destinatari:

 

1. Furnizorului de servicii de plată online
2. Furnizorilor de servicii de marketing
3. Entităților implicate în procesul de executare a serviciilor prestate de Black by 104, incluzând, dar fără a se limita la, Parteneri, curieri, dispeceri.
4. Altor colaboratorilor care prestează servicii în favoarea Black by 104, inclusiv, dar fără a se limita la, contabili, avocați etc.
5. Autorităților, organelor statului, instanțelor judecătorești dacă există vreo obligație legală a Black by 104 în acest sens.

 

13. Masuri tehnice și organizatorice

 

Black by 104 este determinată să implementeze măsuri tehnice și organizatorice pentru a se asigura că prelucrarea datelor cu caracter personal îndeplinește condițiile prevăzute în legislația privind protecția datelor.

 

În acest sens, Black by 104 a implementat următoarele masuri:

 

1. Întocmirea unor politici și regulamente în conformitate cu legislația din materia prelucrării datelor cu caracter personal și actualizarea acesteia la anumite intervale de timp,
2. Instruirea angajaților Black by 104 și a colaboratorilor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, potrivit politicilor și regulamentelor Black by 104.
3. Încheierea de convenții cu partenerii Black by 104 și persoanele împuternicite prin care se asigură un grad minim prevăzut de lege cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.
4. Anonimizarea datelor în situațiile în care este posibil, astfel încât datele respective să nu permită identificarea persoanei vizate.
5. Limitarea accesului la datele cu caracter personal strict la angajații care sunt implicați în îndeplinirea obligațiilor noastre contractuale;
6. Luarea tuturor măsurilor posibile pentru a împiedica accesul persoanelor neautorizate la sistemele de prelucrare a datelor;
7. Asigurarea că persoanele care prelucrează datele personale au acces numai la datele necesare și că aceste date nu pot fi copiate, modificate sau șterse fără autorizare;
8. Ținerea unei evidențe a persoanelor care au acces la datele cu caracter personal și la modul în care datele cu caracter personal sunt stocate;
9. Asigurarea prelucrării datelor cu caracter personal în conformitate cu prevederile legale aplicabile.
10. Asigurarea stocării datelor în condiții care garantează siguranța și confidențialitatea.

 

14. Cereri și plângeri

În măsura în care aveți orice întrebare, nelămurire, cerere sau plângere referitoare la modalitatea în care Black by 104 prelucrează datele cu caracter personal, ne puteți contacta la:____________.

Pentru a ne conforma obligațiilor legale de securitate și confidențialitate a datelor ce ne revin, atunci când vă exercitați unul dintre drepturile de care beneficiați în calitate de persoană vizată, este posibil să vă cerem să vă dovediți identitatea, comunicându-ne o copie unui document identificare sau orice alte informații necesare pentru a verifica faptul că solicitarea vine din partea persoanei vizate relevante.

Vom lua în considerare orice solicitări sau plângeri pe care le primim și va vom transmite un răspuns cu respectarea termenelor prevăzute de lege. Daca nu sunteți mulțumit de răspunsul nostru sau considerați ca prelucrarea este făcută cu încălcarea legislației aplicabile, puteți formula o plângere la autoritatea de supraveghere a datelor din Romania:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în Bd. Gheorghe Magheru nr. 28-30, București, Romania.